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[資源分享] [轉貼] Outlook秘訣

[資源分享] [轉貼] Outlook秘訣

Outlook 2002 秘訣

最底下有我的一小發現 ^^

1.您經常為同一組人士敲定會議嗎?Microsoft Outlook® 的「行事曆」群組排程,可以讓您輕易而快速查看一群人士或資源的組合行事曆。

您可以建立及儲存多個群組排程,每個排程顯示一組連絡人或資源。例如,一個群組排程可能包含某個部門的所有員工。另外可能包含某棟大廈中的所有會議室。

若要建立一個群組:

   1. 按一下「資料夾清單」(或是在 [Outlook 捷徑] 列) 上的 [行事曆]。
   2. 按一下 [進階] 工具列中的 [排程]。
   3. 在「群組排程」對話方塊中,按一下 [新增]。
   4. 鍵入新群組排程的名稱,然後按一下 [確定]。
   5. 在出現的對話方塊中按一下 [新增其他人] 按鈕,並且按一下 [從通訊錄新增] 或 [新增公用資料夾]。
   6. 選取名稱或公用資料夾,然後按一下 [儲存及關閉]。

若要檢視群組行事曆,選取您想要檢視的群組排程,然後按一下 [開啟]。



2.在您的桌面上放置 Outlook 記事

在 Microsoft Outlook® 2002 版本中,記事是等同於紙張的電子「自黏便箋」。您可以使用記事記下問題、構想、提醒,或任何您可以記在便條紙上的事。

若要在 Outlook 中建立記事:

   1. 在 [檔案] 功能表,指向 [新增],然後按一下 [記事]。
   2. 鍵入記事的文字。
   3. 若要關閉記事,按一下記事右上角的「×」。

您也可以藉由建立下列的捷徑,從 Microsoft Windows® 桌面存取 Outlook 記事:

   1. 在桌面按一下右鍵,指向 [新增],然後按一下 [捷徑]。
   2. 在 [輸入項目的位置] 方塊中,鍵入下列的路徑:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote
   3. 按 [下一步],將捷徑命名,然後按一下 [完成]。

現在,當您按兩下捷徑,桌面上便會出現 Outlook 記事。



3.顯示在 Outlook 行事曆中的不連續日期

Microsoft Outlook® 行事曆是以連續方式顯示日期—通常以單週或單月的形式檢視。但有時查看某些不連續 (但關鍵) 的日期是很有用的。例如,如果您在 1 月 12 日、19 日、3 月 31 日和 4 月 4 日與相同的客戶會面,您可能想在單一窗格中檢視這些日期,以便您存取會議摘要、附件和與會者清單。

若要檢視不連續日期:

   1. 在 [日期瀏覽器] 視窗右邊 (顯示目前月份的小行事曆上),按一下您想檢視的第一個日期。
   2. 同時按下 CTRL 鍵,並按一下您想檢視的其他日期。(若想移除某個日期,請再按它一次)。

最多可以顯示 14 個不連續的日期!



4.同時儲存多個附件

當您收到一份包含數個附加檔案的 Outlook 郵件,不需要個別開啟或儲存每個檔案。您可以在單一步驟中,將數個附件儲存在相同位置。以下是操作的方法:

   1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存附件]。
   2. 開啟 [儲存所有附件] 對話方塊後,按一下 [確定]。
   3. 然後選取您想儲存檔案的資料夾,並按一下 [確定]。

編輯註解:當您使用此捷徑時,必須將所有檔案儲存到相同資料夾當中。若想將每個附件儲存到不同資料夾,必須將它們個別儲存。



5.更多的行事曆檢視捷徑

在閱讀過 Kendra Dionne 的秘訣中介紹如何自訂 Outlook 行事曆檢視之後,我自己做了些研究,並發現下列的捷徑。在 Outlook 行事曆中,採取下列的步驟:

    * 按下 ALT+MINUS (- 符號) 以顯示目前的星期。
    * 按下 ALT+EQUAL (= 符號) 以顯示目前的月份。



6.以兩個按鍵輸入變更您的行事曆檢視

您知道 Outlook 行事曆中所能看到的日期數字,可以使用鍵盤快速鍵加以修改嗎?只要按下 ALT 及任何 1 到 10 之間的數字即可。此數字可用來決定從目前日期開始,欲顯示的日期數目。例如,若想查看一段為期 8 天的期間,只要按下 ALT+8 即可。

想要使用這個秘訣,您必須使用鍵盤上方的數字鍵,而非數字鍵台上的數字鍵。



7.在 Outlook 中開啟網頁

使用 Microsoft Outlook 2002 版本,您不需最小化或關閉 Outlook,就可以檢視最近瀏覽的網站。當您從「網址列」選取一個網站位址,網頁便會顯示在 Outlook 中。這是一個相當快速、簡單又很棒的新功能。

若想在 Outlook 當中開啟網頁:

   1. 在「網址列」(位於電子郵件顯示區域的右上角),按一下 [地址] 旁邊的垂直線,然後將它往左拉動,直到看見 [地址] 方塊、[到]、[停止] 和 [重新整理] 按鈕為止。
   2. 採取下列其中一種步驟:
          * 在 [地址] 方塊中鍵入您想顯示的網頁網址 (例如,http://www.microsoft.com/office/using/tips/winners.htm),然後按一下 [到]。
          * 從清單中選取一個網址。
   3. 若想回到檢視網頁前您所選取的 Outlook 資料夾,按一下「網址列」上的 [上一頁] 按鈕。



8.使用 vCard 寄送您的商務連絡人資訊

Microsoft Outlook 支援 vCard 的使用,它是建立及分享虛擬名片的網際網路標準。藉由在您的電子郵件簽名加上 vCard,可以使寄送的每封電子郵件包含您的商務連絡資訊。如果您收到 vCard,並希望儲存它所包含的資訊,請在 vCard 上按兩下,它便會以連絡人項目的形式開啟,方便您儲存至 [連絡人] 資料夾。

若想讓您的電子郵件簽名中包括一個 vCard:

   1. 在 [工具] 功能表,按一下 [選項],然後按一下 [郵件格式] 標籤。
   2. 在 [簽名] 下,按一下 [簽名],然後按一下 [新增]。
   3. 選取您想要的選項,然後按 [下一步]。
   4. 在 [vCard 選項] 下,從清單中選取一個 vCard,或按一下 [從連絡人新增 vCard]。



9.擺脫 Outlook 中佔據大量空間的檔案

我在支援 Help Desk 工作,我的秘訣協助減少了一項最常來電詢問的問題:信箱超過公司限制的大小時怎麼辦。

該清理信箱時,多數人在尋找及刪除佔去多數空間的郵件,例如那些含有大型附件的郵件時,都會遇到些麻煩。這裡有個揪出藏在您 Outlook 資料夾中,佔據空間的郵件的便捷方法。

若想在 Outlook 中建立一個自訂的搜尋檔案:

   1. 在 [工具] 功能表,按一下 [進階尋找],然後按一下 [更多選擇] 標籤。
   2. 在 [尋找目標] 方塊,按一下 [郵件]。
   3. 在 [大小] 清單中,按一下 [大於],然後鍵入一個數字,像是 500 (也就是用來尋找超過 500 K 或以上的檔案)。
   4. 選取您想要的其他選項,然後按一下 [立即尋找]。

搜尋完成後,您可以將它儲存成捷徑。以下是操作的方法:按一下「進階尋找」對話方塊中 [檔案] 功能表上的 [儲存搜尋],並將它儲存在日後可以輕易找到的位置,例如您的桌面。下次當您想執行此一搜尋時,只需按兩下此捷徑即可。



10.以色彩標示您的行事曆

在 Outlook 行事曆中,可以用色彩來幫助您管理約會。例如,您可以選擇預先定義標籤的顏色,像是「個人」、「需要準備」或「必須出席」等,或者您也可以建立自己的標籤。以下是操作的方法:

若想以預先定義的標籤為約會或會議上色:

   1. 按一下行事曆。
   2. 在約會或會議上按一下右鍵,指向快顯功能表上的 [標籤],然後按一下清單上的色彩標示標籤。(若想將約會或會議的色彩移除,在 [標籤] 清單中,按一下 [無])。

以色彩標示的行事曆動畫

若想建立您自己的色彩標籤:

   1. 按一下行事曆。
   2. 在約會或會議上按一下右鍵,指向快顯功能表上的 [標籤],然後按一下 [編輯標籤]。
   3. 挑選您想要重新命名的色彩,鍵入新標籤名稱,然後按一下 [確定]。



11.隔離不明來源的電子郵件

想要阻止來自不明人士的電子郵件進入您的收件匣嗎?您可以建立一套規則,將來源不明的郵件移到個別的資料夾中,以便日後有空時整理。

首先,在您的「收件匣」中建立一個新的資料夾,用以保留任何由不明來源寄出的信件:

   1. 在資料夾清單中,在 [收件匣] 上按一下右鍵,然後按一下 [建立子資料夾]。(如果您沒看到資料夾清單,請按一下 [檢視] 功能表中的 [資料夾清單])。
   2. 為資料夾鍵入名稱,像是「不明寄件者」,然後按一下 [確定]。

接著,使用「規則精靈」建立一套新規則:

   1. 在 [工具] 功能表,按一下 [規則精靈]。
   2. 按一下 [新增],然後按一下 [從空白規則開始]。
   3. 按一下 [當郵件送達時進行檢查],然後按 [下一步]。
   4. 在 [您要檢查的條件是?] 方塊中,勾選 [僅在此機器上] 核取方塊。
   5. 按 [下一步]。
   6. 在 [您處理郵件的方式是?] 方塊中,按一下 [移動到指定的資料夾]。
   7. 在 [規則描述] 方塊中,先按一下 [指定],再按一下您所建立的資料夾 (像是「不明寄件者」),然後按一下 [確定]。
   8. 按 [下一步]。
   9. 在 [新增任何例外規則] 方塊中,勾選 [若是指定通訊錄中的寄件者則例外] 核取方塊。
  10. 在 [規則描述] 方塊中,按一下 [指定]。
  11. 在 [新增通訊清單] 對話方塊選擇 [Outlook 通訊錄],按一下 [新增],然後按 [下一步]。
  12. 鍵入您規則的名稱,按一下 [完成],然後按一下 [確定]。



12.智慧標籤將 Outlook 功能帶至 Word

您可以使用 Microsoft Word 智慧標籤,更新 Outlook 通訊錄和其他部份。

當您鍵入某人姓名時,Word 2002 能夠加以辨認,並會以智慧標籤指示器予以標示。當您按一下 [智慧標籤動作] 按鈕,便會出現幾個可能動作的清單。例如,您可以選擇將該名人士新增到 Outlook 連絡人清單、寄送電子郵件或排程會議。

編輯註解:若想開啟或關閉此功能,在 [工具] 功能表中,按一下 [自動校正選項],然後按一下 [智慧標籤] 標籤,並選取或清除 [個人姓名 (英文)]。



13.在 Outlook 中尋找相關郵件

您是否老是得掃描過整個 Outlook 資料夾,才能找出您之前所寄送和接收過的一連串電子郵件交談的一部份?如果郵件是相同交談話題的一部份,Outlook 可以為您尋找並顯示這些郵件。

   1. 選取電子郵件交談的其中一封郵件。
   2. 在 [執行] 功能表中,指向 [全部尋找],然後按一下 [相關訊息]。

還有另一個您可以用來尋找相關郵件的捷徑。當您開啟一封已經回覆的郵件,一個黃色資訊列會顯示您回覆郵件的日期及時間,並且提供一個可以尋找所有相關郵件的連結。若要檢視相關郵件,只要按一下此資訊列即可。

編輯註解:在 Outlook 2002 版本中,資訊列也會指示寄件者目前是否在線上,和此寄件者是否為 Instant Messenger 的連絡人。



14.傳回會議回覆給正確的人士

多數行政助理都具有由其上司的帳號寄送開會邀請的權限—但有時候,開會邀請會回覆到他們上司的信箱當中。在此有個回覆給行政助理的方法:

您可以授權某人,使用「代理人存取」功能為您寄送電子郵件邀請:在 [工具] 功能表,按一下 [選項],再按一下 [代理人] 標籤,然後按一下 [新增] 按鈕。完成此步驟之後,便能輕易將回覆指定傳回給代理人。

若想將回覆傳回給代理人:

   1. 在 [工具] 功能表,按一下 [選項],然後按一下 [代理人] 標籤。
   2. 選取 [將開會邀請及回覆傳送給代理人,不要寄給我]。

編輯註解:有許多種設定代理人存取的方法。若想瞭解更多資訊,請在 Microsoft Outlook 說明檔中的 <代理人存取> 進行搜尋。請注意,「代理人存取」功能需要配合 Microsoft Exchange 方能使用。



15.移除 Outlook 的清單中過期的姓名

當您開始在一份郵件的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 方塊中鍵入電子郵件地址時,Outlook 2002 版本會提供一份符合您目前所鍵入的姓名和電子郵件地址的清單。這種方法可以使您由清單中直接選取,而毋需繼續鍵入。我則喜歡使用 DELETE 鍵將過期的姓名從清單中移除。

若想將姓名由清單中刪除:

   1. 使用向上鍵或向下鍵來選取姓名。
   2. 按下 DELETE。

編輯註解:只有您之前曾經寄送過電子郵件的姓名/電子郵件地址,才會出現在清單當中。



16.在 Outlook 2002 中管理多個電子郵件帳號

以網頁為基礎的電子郵件帳號 (像是 MSN® Hotmail®) 最棒的地方是,您可以在存取網路時,隨時隨地存取它們。但就另一方面來說,網頁介面提供的電子郵件管理方式,遠不如一般帳號強大且具有彈性。

如果使用 Outlook 儲存及管理網頁電子郵件,那麼您就能同時擁有兩種方式的優點。使用 Outlook 2002,您可以輕易的存取以網頁為基礎的電子郵件。以下是操作的方法:

   1. 在 [工具] 功能表,按一下 [電子郵件帳號]。
   2. 按一下 [新增電子郵件帳號],然後按 [下一步]。
   3. 按一下 [HTTP],然後按 [下一步]。
   4. 加入電子郵件帳號資訊 (輸入您的使用者名稱及登入資訊,然後選取您的郵件服務供應商),然後按 [下一步]。
   5. 按一下 [完成] 以設定您的帳號。

現在,您以網頁為基礎的帳號會按字母順序,顯示在「資料夾」清單中。如果您目前看不到資料夾清單,請按一下 [檢視] 功能表中的 [資料夾清單]。



17.在 Outlook 2002 中使用多種簽名

使用舊版的 Outlook,您可以建立吸引人的簽名,放置於新電子郵件的底部。Outlook 2002 版本延伸了這項功能,讓您在回覆及轉寄時也可以加上簽名。您甚至可以為新郵件選擇一種簽名,並為回覆選擇另一種簽名。以下是設定的方法:

   1. 在 [工具] 功能表,按一下 [選項],然後按一下 [郵件格式] 標籤。
   2. 在 [簽名] 下,按一下 [新郵件的簽名] 下拉式功能表,然後按一下您想使用的簽名。
   3. 按一下 [回覆和轉寄訊息的簽名] 下拉式功能表,然後按一下您想使用的簽名。
   4. 按一下 [確定]。



18.阻止垃圾電子郵件寄件者

您可以告訴垃圾電子郵件寄件者:「沒人在家」。該怎麼做呢?當您清空「刪除的郵件」資料夾的內容時,Outlook 2002 讓您可以選擇接受或婉拒寄件者請求的回覆。(Outlook 2002 也可以讓您在閱讀信件的同時,進行此一操作)。許多寄件者請求回覆的目的,是用來確定他們是否寄達了一個有效的電子郵件地址。最佳實例就是不要回應,刪除這些郵件。如果寄件者以為您的電子郵件地址不再有效,就可能將它從清單中移除,這意味著將來可以少些垃圾電子郵件。

編輯註解:Outlook 2002 包括許多您可以用來限制收到垃圾電子郵件的功能。您可以造訪協助中心,瞭解相關秘訣。



19.以 Outlook 2002 同時開啟、解除或延期多個提醒

您是否知道,可以在 Outlook 2002 當中同時處理超過一個的提醒?您的提醒將會列在「提醒」視窗當中,該視窗可以由 [檢視] 功能表加以存取。您可以從該處按一下,來開啟、解除或「延期」多個提醒。

若想對多個提醒進行操作:

   1. 選取第一個提醒。
   2. 按下 CTRL。
   3. 選取任何其他的提醒。
   4. 按一下 [開啟項目]、[解除] 或 [延期]。
大家好我叫祐祐唷^^~

希望能與各位大大多多認識交流^^~
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